【通達書類】働きやすい医療現場に整える

書類管理

みなさんの職場には、どれくらいの頻度で、どのくらいの量の通達書類が届いていますか?
通達書類の整理や管理は、誰がしていますか?

そもそも通達とはどんな意味でしょうか?

通達:(上位機関から指示事項を)知らせること。通知。(Oxford Languagesより)

辞典ではこのような意味になっていますが、皆に知らせるための書類だからこそ、全員が読めるように環境を整えたいですね。

看護師の職場でよくある通達書類は、看護協会からのお知らせ、新聞記事や、医療機器の点検日程、病院内でのイベントなどがあります。
周知の方法としては、申し送りノートに挟んだり、ファイルを作っていたり、内容によっては詰所ではなく休憩室に張り出されていたりと、掲示や保管の方法もさまざまではないでしょうか。
通達書類は、処理せずそのままにしておくと膨大な書類の山となってしまい、必要な書類がどれかわからなくなってしまいます。

今回は、そんな通達書類の整理・収納方法についてお伝えしていきます。

通達書類の管理ってどうなってる?

わたしが以前働いていた病棟では、通達書類は申し送りファイルに挟まれたり、ホワイトボードに張られたり、休憩室の机に置かれていました。どこに書類を置くかという明確なルールはなく、なんとなく、業務上必要になる情報は申し送りファイルに挟む、埋もれてしまってはいけない重要な書類はホワイトボードに張り出す、業務には直接関係ないものは休憩室に置くといったように、管理方法も場所も明確には決まっていませんでした。

誰が管理するのか決まっていなかったため、空き時間に気づいた人が不要なものは捨てていくという作業をしていましたが、忙しくてそこまで手が回らない日が続くと、書類は山のようになってしまい、必要な書類を探し出すにも時間が必要でした。申込期限が切れていたり、すでに終了したイベントのお知らせが張り出されていたりと、いつまで張っておくの?と思わせる書類がいくつもありました。ひどいときには、ファイルに綴じることができず、ファイル表紙にクリップでとめてあったり、ファイルにただ挟むだけにしていることがあり、ファイルを開くたびに書類がバラバラと落ちてくることもありました。

休憩室の机に置きっぱなしになっている書類の中には、誰も読んでいないんじゃない…?と思うようなものもありました。
誰が管理するのかが決まっていないと、不要なものが置きっぱなしになってしまうことにも繋がりますね。

通達書類のファイリング方法

まずは、通達書類のファイリング方法について見ていきます。

通達書類をファイリングするときには、最新の物が一番上にくるようにファイリングしていきましょう。その際、「看護協会」「院外研修」「病院内の業務」「その他」など、いくつかカテゴリーに分けてファイリングしておくと、後から書類を探すときに探しやすくなります。
保管にはクリアポケットが付いているファイルを使うと、穴を開けなくてもバラバラと落ちてくることなくファイリングができて便利です。通達書類は量が多く、穴をあけるのも手間になるので、穴を開けずに収納できると面倒に感じることもなくなります。

カテゴリー化してファイリングする場合には、インデックスなどを利用してみると、さらに探し出しやすく、見やすいファイルになりますよ。

通達書類の管理方法

次に、通達書類の管理方法についてお話していきます。

管理者を決める

通達書類の管理者を決めておけば、書類が山のようになるのを防ぐことにつながります。病棟内での係の一つとして、通達書類を整理する役割を作ったり、詰所内や休憩室を整理する係の人が、書類の管理をしても良いでしょう。

管理する場所を決める

どの通達書類をどこで管理するのか、明確なルールを決めておきます。例えば、直近で必ず全員に周知しなければならない事項は目立つところに張り出す、外部からの研修のお知らせなど直接業務に関係のないもの、興味がある人が読むと思われるようなものは休憩室に張る、毎月必ず決まった日に発行されるような書類については予めそのためにファイルを作っておくなどと決めておきます。そうすることで、改めて見返したい人は確認しやすくなります。

誰もが目に付く場所に貼る

通達書類の内容は、スタッフが共通認識しておくべきことが多くあります。看護師は全員がそろって出勤していることがないため、必要な伝達事項が抜けやすいです。
誰もが目につく場所に、通達書類を掲示できる場所を作り、出勤時にはまず掲示物をみるというルールを作ることで、通達書類の内容を周知できるようになります。

掲示することと併せて、本当に重要な事であれば、朝礼のときに最低でも3日は言ってみるなど、繰り返し伝えることも大切ですね。

掲示する期間を決める

多くの書類を掲示するためにはそのためのスペースが必要となります。通達書類の内容に合わせて、掲示する期間を決めておき、期日が来たらファイルに保管したり、処分したりするようルールを決めます。

見たら印鑑を押すなどのサインをする

どのくらいの人が確認しているかを把握するために、サインをする習慣をつけましょう。サインすることで、誰が見ていないかもわかるため、いつも同じ人のサインが抜けているなんてことがあれば、個人的に声をかけることもできますね。

個人の閲覧確認ができるようになると、一人一人の責任感が高まって、内容が周知されやすくなります。

スタッフの名前を表にしておくと便利です。
サインがかける様式でデータとして残し、印刷しておけば、毎回書類にそのサイン表を貼り付けることで確認がしやすくなりますよ。

まとめ

ただでさえ毎日の業務に押されがちな医療現場で通達書類が管理されていないのは、よくある話かもしれません。しかし、これらの通達がスムーズに行くことで煩雑な業務の改善につながるのではないでしょうか?
今回お伝えした掲示方法や収納方法、保管する期限などあらかじめルールを決めることが、業務改善の第一歩です。書類を探し出す時間をなくし、時間を有効に使えるよう、ぜひ病棟の通達書類を見直してみてください。

通達書類管理のポイント
  • 通達書類の管理者を決める
  • 通達書類を管理する場所を決める
  • 目につく場所に掲示する
  • 掲示する期間を決める
  • 閲覧者のサインを書くようにする

通達書類は、管理職が看護部からもらってくることが多く、管理しているのは師長などの管理職者という病院が多いと思います。整理の得意な師長なら書類も綺麗にファイリングされてることが多いですが、師長は多忙でそこまで手が回らないという病棟がほとんどではないでしょうか。
もしあなたの病棟の通達書類の管理がイマイチだなと気づいたなら、あなたは整理整頓のセンスがあります。ぜひこの記事を参考に、まずは自分の係の通達書類などから管理を始めてみてください。

管理職者に任せっぱなしにするのではなく、誰かがやってくれるだろうと待つのではなく、みんなで意識をして書類管理をしていきましょう。

書類の収納に関しては、こちらの記事も参考になります。

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